किसी भी पुलिस इकाई की कार्यकुशलता केवल मैदान में तैनात बल पर निर्भर नहीं करती, बल्कि उसके कार्यालय में होने वाले लिपिकीय कार्य पर भी उतनी ही निर्भर करती है। थाने से लेकर जिला कार्यालय तक प्रतिदिन अनेक प्रकार के पत्र, आदेश, प्रतिवेदन और आवेदन आते हैं, जिन्हें समय पर पढ़ना, दर्ज करना और संबंधित शाखा तक पहुंचाना लिपिकीय कर्मचारी का मुख्य दायित्व होता है। यदि यह कार्य व्यवस्थित ढंग से न किया जाए तो छोटी सी देरी भी किसी जरूरी जांच या जन शिकायत के निपटारे को प्रभावित कर सकती है। इसलिए कार्यालय में काम करने वाले प्रत्येक कर्मचारी से यह अपेक्षा की जाती है कि वह नियमों की जानकारी रखे, अनुशासन का पालन करे और हर कागज को उसकी महत्ता के अनुसार संभाले। लिपिकीय कार्य का पहला चरण आने वाले पत्रों की प्राप्ति है। जब कोई पत्र कार्यालय में आता है तो उसे आवक पंजी में दर्ज किया जाता है और उस पर प्राप्ति की संख्या तथा तिथि अंकित की जाती है। इसके बाद पत्र को विषय के अनुसार छांटकर संबंधित अधिकारी या शाखा को भेजा जाता है। इसी प्रकार कार्यालय से बाहर जाने वाले प्रत्येक पत्र को जावक पंजी में चढ़ाया जाता है, ताकि बाद में यह पता लगाया जा सके कि कौन सा पत्र कब और किसे भेजा गया था। दूसरा महत्वपूर्ण कार्य नस्तियों का निर्माण और उनका रख रखाव है। हर विषय के लिए अलग नस्ती खोली जाती है, जिसमें उस विषय से जुड़े सभी पत्र क्रम से लगाए जाते हैं। नस्ती के ऊपर विषय, नस्ती संख्या और खोलने की तिथि साफ अक्षरों में लिखी जानी चाहिए। नस्ती के भीतर टिप्पणी भाग और पत्राचार भाग को अलग रखना एक अच्छी आदत है, क्योंकि इससे अधिकारी को निर्णय लेने में आसानी होती है। जब कोई नस्ती अधिकारी के पास भेजी जाती है तो उसकी गतिविधि भी किसी पंजी में दर्ज की जानी चाहिए, जिससे नस्ती के खोने की संभावना कम हो जाए। लिपिक को टिप्पणी लिखने की कला भी आनी चाहिए। टिप्पणी का अर्थ है किसी मामले के तथ्यों को संक्षेप में प्रस्तुत करना, पहले के आदेशों और नियमों का उल्लेख करना और आगे की कार्रवाई के लिए सुझाव देना। अच्छी टिप्पणी छोटी, स्पष्ट और निष्पक्ष होती है। अधिकारी के पास समय कम होता है, इसलिए यदि टिप्पणी सुगठित हो तो वह तुरंत निर्णय ले सकता है और काम आगे बढ़ जाता है। मसौदा तैयार करना भी लिपिकीय कार्य का एक प्रमुख अंग है। अधिकारी के निर्देश मिलने के बाद लिपिक पत्र का प्रारूप बनाता है, जिसे स्वीकृति के बाद साफ रूप में टंकित किया जाता है। इसीलिए टंकण की गति और शुद्धता दोनों का महत्व बहुत अधिक है। एक अच्छा टंकक न केवल तेजी से लिखता है, बल्कि मात्राओं, विराम चिह्नों और शब्दों की वर्तनी का भी पूरा ध्यान रखता है। कार्यालय में गोपनीयता बनाए रखना भी उतना ही आवश्यक है। पुलिस कार्यालय में अनेक ऐसे कागज होते हैं जिनकी जानकारी बाहर जाने से किसी जांच को हानि पहुंच सकती है या किसी नागरिक की निजता भंग हो सकती है। इसलिए गोपनीय पत्रों को अलग अलमारी में ताले में रखा जाता है और उनकी पहुंच केवल अधिकृत व्यक्तियों तक सीमित रहती है। कर्मचारी को चाहिए कि वह कार्यालय की बातें बाहर किसी से न कहे और अपने पास के कागज मेज पर खुले न छोड़े। अंत में यह कहना उचित होगा कि लिपिकीय कार्य को छोटा या साधारण काम समझना भूल है। यह वह आधार है जिस पर पूरी प्रशासनिक व्यवस्था खड़ी रहती है। जो कर्मचारी धैर्य, ईमानदारी और लगन से अपने कागजी काम को पूरा करता है, वह वास्तव में जनता की सेवा में उतना ही योगदान देता है जितना मैदान में काम करने वाला कोई सिपाही देता है।